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Ciclo PDCA: la principal herramienta de gestión de proyectos

El ciclo PDCA es una herramienta fundamental para la búsqueda de mejoras dentro de una organización.

En el ámbito de la gestión empresarial y la gestión de personas, existen diversas herramientas que facilitan la mejora de los procesos.

Si bien algunos pueden pensar que estas herramientas son solo para grandes empresas, la verdad es que muchas de estas herramientas también pueden ayudar con la gestión de pequeños negocios.

Los gestores de proyectos de la empresa son los encargados de entender todo lo que sucede en el día a día de la organización, buscando soluciones prácticas para solucionar dificultades y mejorar los procesos internos.

En la ciencia de la gestión, se han desarrollado varios métodos a lo largo de las décadas para mejorar la gestión empresarial.

Algunos de estos métodos son adecuados para ciertos departamentos de la estructura de la empresa, mientras que otros pueden ayudar a toda la estructura.

Uno de los conceptos utilizados en la gestión es el de Ciclo PDCA. La sigla proviene del inglés y significa:

  • Plan (planificar).
  • Do (hacer).
  • Check (verificar).
  • Act/Adjust (actuar o ajustar).

Entonces, ¿qué es el ciclo PDCA?

PDCA es un ciclo de mejora continua que comienza con la planificación y sigue hasta la puesta en práctica.

Siendo que la acción debe marcar un cambio en la forma de actuar de la organización para optimizar el proceso.

El ciclo también se conoce como ciclo de Shewhart o ciclo de Deming debido a dos personas que marcaron el desarrollo de este proceso.

Las cuatro fases del PDCA acompañan el principio, la mitad y el final del proceso. Este camino se puede utilizar para resolver problemas dentro de una empresa o para la optimización de los procesos.

Filosofía en la vida cotidiana

El ciclo PDCA demuestra que, contrariamente a lo que muchos piensan, la filosofía no está tan alejada de la realidad ni se ocupa únicamente de conceptos ideales.

Entre muchas otras características, el período histórico conocido como modernidad está sido marcado por las ideas del filósofo francés René Descartes, quien formó parte de lo que se conoce como racionalismo clásico.

Fue él quien propuso la sistematización de la construcción del conocimiento a través de las llamadas “dudas metodológicas” que lo llevaron a su famosa conclusión: “Pienso, luego existo”.

Siendo que «luego» no es expresión de continuidad temporal – algo que ocurre después, en la secuencia –, sino expresión de causa: pienso, porque existo.

Sin embargo, no vamos a detenernos ni profundizar demasiado en el pensamiento de Descartes, lo único que buscamos es indicar esa relación tan próxima de la filosofía con nuestra vida cotidiana.

En el caso del ciclo PDCA, la relación con el sistema que Descartes propone en su Discurso del Método, de 1637, es que el ciclo PDCA se basa precisamente en la fundamentación de los procesos, del método, como parte intrínseca de la actuación humana, y en este caso, más precisamente, empresarial.

El PDCA es un ciclo, porque su idea es permitir la gestión continua de procesos. Debe aplicarse de manera continua y formar parte de la gestión empresarial.

Surgimiento del ciclo PDCA

A pesar de estar inspirado en un sistema de pensamiento tan antiguo con respecto a la importancia del uso del método, el ciclo PDCA solo fue creado en la década de 1920, por el ingeniero Walter Shewhart.

Sin embargo, el ciclo recién se conocería a partir de 1950, especialmente en Japón, gracias al padre del control de calidad en los procesos productivos, el profesor norteamericano William Deming.

Las fases del ciclo PDCA

Ahora debemos prestar especial atención a las cuatro fases que componen el ciclo:

1. Planificación – Plan

En esta primera etapa, lo fundamental es la elaboración clara de los objetivos que se pretende alcanzar con el ciclo. El objetivo podría ser un resultado específico o la solución de algún problema presentado.

Es también en este punto donde se deben estipular los indicadores de desempeño. Dichos indicadores deben considerar factores cuantitativos y cualitativos.

Pero ¡cuidado! Los indicadores deben ser realistas. En otras palabras, no se deben proponer metas irrealizables.

Por otro lado, desde la etapa de planificación, la organización del equipo debe determinar las responsabilidades del proceso. Por ello, es fundamental que el equipo sea autogestionado y compuesto por personas proactivas.

2. Hacer – Do

Un ciclo exitoso no se construye solo desde la planificación, por lo que la segunda fase del PDCA es la ejecución.

Después de trazar claramente los objetivos a alcanzar, se debe poner en práctica el plan de acción.

Para el éxito de la ejecución, los involucrados en el proceso deben estar debidamente capacitados y, sobre todo, ser conscientes de la importancia del rol de cada uno. Las personas identificadas con el rol que les toca desarrollar garantizan mejores resultados.

3. Verificar – Check

La siguiente fase del ciclo PDCA es el control de procesos. Sin embargo, no se trata de activar esta fase solo después de que se complete la ejecución.

Por el contrario, la etapa de control debe analizar el cumplimiento de los plazos de ejecución y la recta persecución de los objetivos.

Comparar lo ya logrado con lo planeado también es parte del chequeo, y sería interesante que todo el equipo de planeación y ejecución sea parte de este paso, que debe revisar el camino ya recorrido y pensar en lo que falta por hacer.

También hay que comprobar la utilidad de la metodología de trabajo, y en este sentido el trabajo en equipo es fundamental.

4. Actuar – Act/Adjust

La cuarta fase del ciclo se conoce como actuación o ajuste. En esta etapa, el plan aplicado debe convertirse en un estándar de acción.

Y es que, como debemos recordar, la idea del ciclo PDCA es implementar mejoras en los procesos de una organización.

Por lo tanto, luego de planear, ejecutar y evaluar el proceso, en esta etapa lo que se busca es estandarizar un proceso exitoso. Sin embargo, si algo no ha salido según lo planeado, se deben tomar medidas correctivas.

Ciclo

Con los rápidos cambios que son el sello distintivo de nuestro tiempo, una empresa exitosa debe estar al tanto de tales cambios que ocurren dentro de la sociedad, y buscar rápidamente las adaptaciones que serán requeridas dentro de la corporación.

Como mencionamos anteriormente, el ciclo PDCA depende de que sus fases se realicen de manera continua, de esta forma las mejoras necesarias en una organización serán también continuas.

Lucas - Equipo Editorial

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