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Gestión del tiempo: 3 herramientas para ayudarte en tu rutina

El tiempo es algo valioso, ya que es en el paso de horas, días, meses y años que la trama de nuestra vida se desarrolla, y es en el tiempo que nos relacionamos con quienes amamos y realizamos las actividades que nos hacen ser quienes somos; es decir, trabajar, estudiar, relacionarnos con los demás, etc. Por lo tanto, la gestión del tiempo es un asunto bien importante, ya que puede tocar varios ámbitos de la vida.

Muchas personas expresan tener dificultades para gestionar bien su tiempo y para lograr adecuarse a las actividades diarias. Este problema común muchas veces genera pérdidas en los estudios y el trabajo, además de ser la causa de más estrés, debido la sensación de sobrecarga y presión para cumplir los plazos que suelen determinarse en el trabajo especialmente.

 Seth Meyers Time GIF by Late Night with Seth Meyers

Asimismo, la mala gestión del tiempo aunque en un primer momento parezca algo sin mayores repercusiones, puede convertirse en una bola de nieve y tener efectos negativos en la calidad de vida y en la productividad laboral.

Afortunadamente, pese a las dificultades, existen algunas soluciones que pueden ayudar a reducir este problema, facilitando la gestión del tiempo y ayudando a mejorar la productividad de personas, grupos y empresas.

Ya sea en la vida profesional o personal, quienes no gestionen su tiempo de forma eficaz, tarde o temprano, tendrán problemas. Y de eso hablaremos en el artículo, pero ofreciendo algunos posibles caminos y herramientas para que el tiempo juego a nuestro favor, y no lo contrario.

¿Qué es la gestión del tiempo y cuáles son sus beneficios?

La gestión del tiempo es la labor de organizar tareas y actividades para maximizar la efectividad de los esfuerzos de una persona. Básicamente, se trata de considerar recursos e información que permiten a cada persona realizar sus tareas de manera más productiva.

Waiting Patiently GIF by General Hospital

En primer lugar, hay que considerar que el tiempo es un recurso fijo y, no importa lo que hagas, no podrás cambiarlo. Solo hay 52 semanas en el año, 7 días en una semana, 24 horas en un día y 60 minutos en una hora. No hay nada que pueda cambiar esa matemática.

Por lo tanto, aprender a administrar el tiempo puede tener un impacto positivo en varias dimensiones de la vida. En el área profesional, por ejemplo, es la clave para mejorar la productividad, ayudando a lograr más en el limitado tiempo disponible.

Entre los beneficios que ofrece la buena gestión del tiempo, destacamos:

  1. Mejor gestión de tareas
  2. Mayor productividad
  3. Niveles más bajos de estrés
  4. Mejor equilibrio entre la vida personal y profesional
  5. Cumplimiento de los plazos
  6. Mejor calidad de vida
  7. Mejor desempeño en el trabajo

Ahora bien, lograr una mejor organización del propio tiempo demanda aprender a usar algunas herramientas que ayuden a mejorar la productividad y la gestión del tiempo. 

Antes de presentar algunas de esas herramientas, cabe destacar que en ese proceso de mejorar la utilización del tiempo, un esfuerzo especial deberá ser dirigido a todo aquello que sirve de distracción, como por ejemplo las actualizaciones de Facebook o correos electrónicos inútiles. Estar atento a ello, permitirá reconocer que al ceder a todas las pequeñas distracciones del día dejamos que este valioso activo escape de nuestro control. Esto siempre debe evitarse.

Herramientas de gestión de tiempo

A continuación, presentamos 3 herramientas que pueden ayudarte a administrar mejor tu tiempo:

Comencemos mencionando un recurso digital. Este aplicativo monitorea cuánto tiempo dedicas a cada tarea en tu computadora. El app supervisa las diferentes ventanas que tienes abiertas y crea un informe que indica cuánto tiempo has dedicado a cada aplicación. 

Los informes que te propician el app te ayudarán a redefinir las prioridades e identificar dónde estás perdiendo tiempo. El software es gratuito, pero también tiene versiones de pago y se puede utilizar individualmente o en equipos.

  • Método GTD

La segunda herramienta no es una aplicación, sino que se trata de una metodología que tiene todo el potencial para ayudarte a poner tu vida en orden.

Este método ha sido creado por David Allen, un estadounidense especializado en ayudar personas a mejorar su productividad. El acrónimo GTD significa «Getting Things Done», que traducido sería algo así como «Resolviendo las cosas». El GTD busca ayudar a reducir sensaciones como la ansiedad y el estrés. 

En pocas palabras, el método GTD consiste en cinco pasos:

  1. Recopilar: se sugiere tomar notas de todas las actividades y proyectos pendientes.
  2. Proceso: definir cuáles son las tareas prioritarias y agilizar la resolución de aquellas que se pueden realizar en hasta dos minutos.
  3. Organizar: establecer listas que segmentan cada actividad según el ámbito al que pertenecen, por ejemplo, listas de trabajo y estudio.
  4. Revisar: evaluar, aproximadamente una vez a la semana, si las prioridades y necesidades para resolver tareas siguen siendo las mismas.
  5. Hacer: poner en práctica todo lo que se ha agregado a tu agenda y debidamente organizado.

De modo accesorio, se pueden añadir herramientas que faciliten la puesta en práctica del GTD – desde un simple bloc de notas en la computadora o en el smartphone. Incluso se pueden usar aplicativos como el Rescue Time o el Google Keep, sobre el cual hablaremos enseguida.

3. Google Keep

Es perceptible que vivimos en un mundo en el que, cada vez más, somos sometidos a una tempestad de informaciones a todo momento. Por otro lado, lo que no siempre se considera es que, con ese exceso de información, es normal sentir cansancio o incluso tener la impresión de que no será posible manejar todo. 

Sin embargo, con la ayuda de aplicaciones como Google Keep, es posible ahorrar un poco de tiempo, y ganarse un poco más de calidad de vida.

Al igual que otras aplicaciones que ayudan a la organización de las tareas, Google Keep se presenta como una herramienta para recopilar información y cualquier dato necesario para realizar las actividades de la rutina. Así, se hace posible despejar un poco la mente y mantener la calma ante un día a día turbulento.

Para hacer la vida más fácil a los usuarios, Keep también se integra con otros servicios de Google, como el Google Drive y el Google Docs. Es posible hacer todo ello ya sea por teléfono inteligente o por computadora personal.

Más opciones

Otra herramienta para la gestión del tiempo, que ganó fama a través de un libro, es la técnica Pomodoro. Explicado en la obra “La técnica Pomodoro”, de Francesco Cirillo, este método fue creado por el autor en la universidad, cuando tenía que lidiar con todas las exigencias y concentrarse en sus estudios. Puedes leer más sobre esta herramienta en un artículo que publicamos con algunos tips para trabajar bajo presión.

¿Qué te ha parecido este artículo? ¿Ya usas alguna de las herramientas presentadas? ¿Nos recomendarías alguna otra? Como siempre te decimos, nos encantará leerte en los comentarios. Y por favor, recuerda que si este post ha sido de utilidad, compártelo en tus redes sociales con amigos y colegas.

Equipo Editorial

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