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Gestión del tiempo: Estrategias para una mejor organización

La gestión del tiempo es un proceso que consiste en priorizar y organizar las tareas a realizar. Eso implica su planificación y ejecución orientadas de modo a aprovechar mejor el tiempo invertido en ellas, lo que resulta en una mayor productividad y eficiencia.

Como concepto, está muy bien definida en la conducción de los proyectos como factor determinante para su finalización, junto con el alcance y el costo.

Una técnica de gestión del tiempo incluye un conjunto de tareas, procesos y decisiones centrados en la coordinación de objetivos gestionados dentro de las limitaciones de tiempo.

En las organizaciones modernas, se ve la gestión del tiempo como una ciencia para identificar y financiar actividades con un enfoque en la eliminación de residuos.

 

Gestión del tiempo y trabajo remoto: cómo gestionar las prioridades

Work From Home Typing GIF by Blue Stahli

Con la pandemia causada por la Covid-19 millones de personas se han visto forzadas a adoptar el trabajo a distancia como una forma de ayudar con el distanciamiento social.

Hoy incluso ya se dice que varias instituciones y empresas deberán mantener esa forma operacional cuando se pase la pandemia.

Para ello, fue necesario reorganizar el tiempo. Además de la necesidad de organizarse en un nuevo entorno, trabajando lejos de los compañeros, se empezaron a mezclar actividades de la vida privada que antes podían delegarse con el tiempo de trabajo, como cuidar a los niños y preparar las comidas.

De un día para otro, todo tuvo que adaptarse al mismo tiempo y espacio. 

Para afrontar estos retos las personas tenían que poner límites, conciliar sus horarios con los de otros familiares y organizar un espacio y ambiente propicio para trabajar en casa. 

Sin embargo, casi dos años después, la gestión del tiempo todavía sigue siendo un reto para muchas personas. 

Para quienes aún se encuentran en esa situación, vale recordar que las tareas o compromisos con fecha límite deben cumplirse primero.

Luego debemos dedicar tiempo para las demás actividades que son importantes para nuestros objetivos. Por otro lado, no debemos tampoco descuidar el tiempo para asegurar nuestra calidad de vida y el bienestar.

 

Cuidados personales

 

En tiempos de crisis, el cuidado personal suele ser una de las cosas que primero dejamos. En medio de la desorganización, muchos creen que para lograr más resultados en los estudios o en el trabajo necesitan todo el tiempo disponible en sus vidas, descuidando la necesidad de mirarse a sí mismas.

Lo que no consideran es que, cuando se olvidan de sí mismas, otras áreas de sus vidas se verán afectadas negativamente. Cuidando bien nuestro cuerpo y mente, tendremos más energía y motivación.

 

¿Multitarea?

Productivity Working GIF by Warwick Brown

Hay ciertas actividades que se pueden realizar al mismo tiempo. Podemos dar un paseo y escuchar un audiolibro, por ejemplo. El problema surge cuando participamos en dos o más actividades que requieren niveles considerables de concentración.

En este caso, ser multitarea tiene el efecto contrario. Generalmente, con cada pausa que se hace entre una actividad y otra, casi nunca volvemos al mismo estado de atención.

Aunque muchas personas creen que pueden manejar múltiples actividades al mismo tiempo, cuando se trata de productividad y resultados prácticos, esto es un error. Al intentar dirigir la atención a múltiples puntos, no podrás conectarte profundamente con cualquiera de ellos.

 

Estrategias para una eficaz gestión del tiempo

Coffee Working GIF by NewQuest

En la organización y planificación se debe dividir el tiempo entre las diversas actividades de una rutina. Para eso, algunas estrategias suelen mostrarse eficaces para facilitar la gestión del tiempo.

1. Determinar prioridades

Antes de que comience el día, haga una lista de las tareas que necesitan su atención inmediata. Tenga en cuenta que las tareas que no son tan importantes pueden consumir más tiempo que aquellas que requieren una ejecución más rápida.

Además, ten en cuenta que algunas de las tareas deben completarse ese mismo día, mientras que otras pueden esperar un poco más. En resumen: prioriza tus tareas y céntrate en las más importantes.

2. Reconocer la procrastinación y trabajar para mejorar eso

Últimamente se han escrito muchos artículos sobre el mal de la procrastinación en nuestras vidas. Y no es de extrañar, puesto que es uno de los elementos que más afecta negativamente a la productividad.

La procrastinación puede resultar en una pérdida innecesaria de tiempo y energía. Lo que ocurre, en términos generales, postergamos las tareas más complicadas o menos placenteras.

Un consejo aquí es pensar siempre por qué esa tarea en particular es importante y cuáles serán sus resultados a corto, mediano y largo plazo.

Además, por supuesto, pide ayuda siempre que lo consideres necesario o divida la tarea en actividades más pequeñas.

3. Programar tareas

Ya sea una aplicación para administrar tareas, un archivo de Excel o un cuaderno, haz una lista de todas las tareas que se te ocurran.

No es necesario nada muy complejo, haz una simple «lista de tareas» antes de que comience el día, priorizando las tareas  y asegurándose de que sean factibles para el tiempo disponible.

Para realizar una mejor programación, algunas aplicaciones disponibles pueden ayudar. Ejemplo de eso es la app RescueTime y otras tantas disponibles.

Conclusión

Hemos visto la importancia de la gestión del tiempo para organizar y priorizar las tareas que tenemos a realizar.

La adecuada organización de las actividades se muestra cada vez más importante. Eso se debe, especialmente, al hecho de que cada vez nuestras vidas se vuelven más llenas de quehaceres.

En ese sentido, mantener el hábito de prever con anticipación las tareas y los tiempos disponibles puede ayudar – y mucho – a tener una vida más estructurada.

Por otro lado, no te olvides que para organizar tus tiempos es preciso también considerar los momentos de descanso y de autocuidado. Al contrario de lo que algunos piensan, tener tiempo para sí es de fundamental importancia.

Considere, además, que un buen comienzo para la gestión del tiempo consiste en saber priorizar las diversas actividades. Asimismo, ser más conscientes de la tendencia a procrastinar y buscar los medios para lidiar con eso nos puede ayudar.

Por fin, para una mejor gestión del tiempo, puedes también tener la ayuda de algunas herramientas y aplicaciones.

Lucas - Equipo Editorial

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